Las ferias profesionales son los eventos de networking y de encuentros B2B más potentes que existen. Lo demuestra una tendencia creciente en la organización de este tipo de eventos.
Los nuevos formatos feriales van mucho más allá de la convocatoria de expositores y visitantes. Los organizadores se han volcado en la creación de todo tipo de actos que fomenten la transferencia de información y las relaciones entre los diferentes actores participantes.
Tendencias en la organización de ferias
Una de las principales características de los nuevos formatos feriales, es la ruptura de la barrera inicial existente entre expositor y visitante.
Tradicionalmente las ferias han sido, literalmente, salones de exposición. Un auténtico desfile en el que, en lugar de desfilar la oferta, era la demanda quién se recorría los pasillos a la búsqueda de una propuesta seductora.
El principal mérito del éxito comercial de un expositor ha sido la capacidad de atracción del diseño del estand. Causar una buena primera impresión para después avanzar en el contenido de cada propuesta. Ha destacado la creatividad de los diseñadores y por supuesto el presupuesto en la producción del estand.
El gran cambio en el concepto de feria ha venido liderado por los propios organizadores. Tradicionalmente nos hemos dedicado a alquilar metros cuadrados y a ofrecer unos servicios a expositores y visitantes.
La gran competencia entre certámenes, y la aparición de les nuevas tecnologías en comunicación, han propiciado un reinvención de las ferias que no para de evolucionar.
El reto del organizador ahora es participar activamente en el ROI que obtengan expositores y visitantes. Sigue tratándose de poner en contacto oferta y demanda, pero ahora se trabaja también en que esta relación sea eficiente y de unos resultados.
La clave para conseguir este objetivo es la personalización de la propuesta a los diferentes intereses de los participantes, y en segundo lugar, facilitar el contacto directo entre los asistentes.
Personalización del evento
La oferta ya no es lineal y estándar para todos los asistentes. Existe un amplio programa de actividades que el participante se puede programar según sus intereses:
- Conferencias plenarias
- Conferencias temáticas paralelas
- Talleres
- Eventos de networking one to one
- Presentaciones y conferencias en el mismo estand
- …
En el artículo Conoce diferentes formatos de eventos de networking, enunciábamos diferentes propuestas para fomentar la interrelación entre los participantes a una feria o congreso.
Facilitar el contacto directo
La incorporación de les aplicaciones móviles a las ferias ha sido determinante en el proceso de personalización de cada usuario, y también para fomentar el contacto directo entre los asistentes.
Disponemos de un fácil alcance a toda la información de los expositores, incluido el contacto de las personas a quién podemos dirigirnos.
Por otro lado, podemos identificar el perfil del resto de usuarios asistentes, así como sus intereses y propuestas.
Con todo ello, nos podemos organizar una agenda de reuniones muy personalizada con todas aquellas personas relevantes para nuestros intereses.
La importancia de incorporar las aplicaciones móviles de relación entre los participantes a una feria
Los nuevos proyectos feriales necesitan ineludiblemente el uso de plataformas digitales para poder gestionar toda esta nueva información programada en el evento, y orientar el encuentro entre los participantes.
Esta tecnología puede personalizarse para cada tipo de feria en función del perfil de los asistentes y la programación del evento.
Algunos casos de éxito como Meetmaps, disponen de diferentes utilidades aplicables, antes, durante y después del evento, en una misma plataforma:
Registro y acreditaciones
Para gestionar la inscripción desde la página web o directamente desde la aplicación móvil
Check in
Para gestionar fácilmente el control en el punto de acreditación, a través de la lectura de códigos QR.
La aplicación móvil
- Guía del evento. Con toda la información de la feria
- Reuniones 1 to 1. Para concertar citas con el resto de inscritos
- Reserva de sesiones, en las que es necesaria una reserva previa.
- Lead capture, para capturar la información de otros contactos con la lectura del código QR de la propia acreditación.
- Notificaciones push, para mantener un contacto permanente de la organización con los asistentes.
- Otras utilidades que incluye gamificación, votaciones y Q&A, billetaje de hoteles y transporte, entre otras.
Conociendo todas las posibilidades tecnológicas actuales y viendo la tendencia del sector ferial y MICE en general, el presente de las ferias pasa por que los organizadores fomenten el encuentro crítico entre todos los participantes, contribuyendo a que estos consigan los resultados perseguidos.
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