Es sabido por todos que uno de los principales intereses que tienen los asistentes a un congreso, feria u otro evento corporativo, es establecer contactos directos con los demás asistentes.

Esta inquietud se ha recogido en la planificación de los eventos en los últimos años, y en muchos congresos y ferias, la organización de reuniones y networking forman parte del programa oficial.

También es cada vez más frecuente recibir convocatorias de eventos estríctamente de networking, o propuestas en que el elemento principal son las reuniones, que se pueden complementar con charlas o exposición de productos. Nos encontramos pues ante un cambio de paradigma en el sector de las reuniones profesionales.

Se trata de fomentar encuentros profesionales entre diferentes intereses, en un marco de reuniones denominadas face to face, one to one, o B2B

Pero ¿cómo organizar un evento de networking profesional?

1. Planificación estratégica del evento de networking

Tenemos que saber dónde queremos llegar y cómo vamos a organizarnos para conseguirlo. En la planificación estratégica habrá que tener en cuenta los siguientes puntos:

  • Objetivos. El porqué del proyecto que vamos a desarrollar
  • Estrategias. Cuales son las diferentes líneas de actuación que pensamos que nos van a llevar a la consecución de estos objetivos
  • Plan de acción. Identificación de todas las acciones que debemos llevar a cabo, de una manera detallada, ordenada y organizada en cuanto a funciones de todo el equipo implicado.
  • Resultados esperados. Cual es el retorno concreto que esperamos de nuestra acción, y qué indicadores nos van a confirmar el nivel de consecución de nuestros objetivos

2. Definición del modelo de evento de reuniones B2B que queremos llevar a cabo

Desde un concepto tradicional, hasta un formato más innovador, se trata de definir cómo va a ser nuestro evento en función de la estrategia desarrollada.

Estas son algunas de las preguntas que nos debemos plantear:

Ámbito

¿Vamos a organizar un evento con personalidad propia y en solitario, o como complemento de un congreso o una feria?

¿Se trata de un evento local o internacional? En este sentido es muy importante concretar el idioma con el que nos vamos a relacionar con los participantes a través de la plataforma de gestión online.

Temática y contenidos

¿Cual será la temática alrededor de la cual se va a desarrollar el proyecto? ¿Que necesidades puede tener un sector para que requiera la organización de un punto de encuentro profesional?

Además del propio evento de networking debemos considerar otro tipo de acciones complementarias, como la organización de conferencias, zona de stands comerciales, actividades lúdicas complementarias, etc.

Público objetivo

¿Estamos organizando un evento estríctamente profesional, y en ese caso, que nivel de segmentación consideramos? En este sentido, cabe indicar que una organización profesional de un evento de networking puede permitir convocar a perfiles distintos a la vez, y el propio sistema de gestión ya se encargará de conectar los diferentes perfiles de los participantes.

3. La plataforma de gestión online de las reuniones B2B

La plataforma de gestión resulta el elemento más relevante para organizar un evento de networking profesional, mucho más allá  de ser estríctamente una herramienta de trabajo.

  • Es un sistema de gestión autónoma par los usuarios, intuitivo y fácil de usar.
  • Se puede personalizar y enlazar a una página web general de la promotora o dentro del marco de otro evento, como un congreso o feria.
  • Los participantes pueden crear un perfil amplio, e indexado en diferentes categorías.
  • Los participantes completan sus datos con un espacio detallado sobre intereses y objetivos perseguidos en las reuniones, el Marketplace.
  • Las reuniones son fáciles de programar online según la disponibilidad horaria aportada por cada usuario.
  • Existe una sistema de comunicación y de avisos entre los participantes.
  • La organización igualmente dispone de un canal automático de comunicación y de avisos a todos los participantes.

De esta forma, la plataforma tecnológica permite crear un mercado virtual muy completo, que permite a los usuarios programar unas reuniones muy acotadas cuanto a perfiles e intereses.

4. La secretaría técnica y la promoción de un evento de networking

De acuerdo con el plan estratégico, para organizar un evento de networking profesional, el organizador deberá planificar una campaña de promoción on y off line.

La propia aplicación de gestión permite activar campañas de email marketing. Una buena segmentación por diferentes tipos de usuario, facilitará lanzar mensajes de seducción, captación o de fidelización entre todos los inscritos.

Visualmente, la plataforma de networking tiene una base de página web que se puede personalizar con los diferentes valores comerciales que se quieran promocionar.

De esta forma, la secretaría técnica se gestiona íntegramente online, disponiendo de un backoffice de gestión muy completo.

La app

Toda la información web puede descargarse en una aplicación móvil, con la que relacionarse con los demás participantes y la organización.

Igualmente el participante puede guardar o imprimir su agenda personalizada.

Credenciales

El propio sistema de gestión online permite generar directamente las acreditaciones de cada asistente al evento.

Los usuarios pueden descargarse la credencial al teléfono móvil o imprimirla en pdf. Con un código QR el organizador podrá hacer el checkin de todos las participantes, identificar la fecha o diferentes espacios a los que se ha asistido durante el evento.

El organizador puede personalizar la acreditación con diferentes formatos gráficos, o utilizar otras credenciales para eventos.

5. La producción y coordinación general del evento face to face

Cuando ya tenemos identificado el perfil y el número de participantes, es el momento de adecuar el espacio y coordinar la celebración de las reuniones a las necesidades reales del evento.

El espacio de reunión

Cada perfil de participantes y cada tipo de evento va a requerir un formato adecuado. Pero, dados los contenidos tecnológicos y dinámicos del evento, habitualmente vemos espacios de networking muy frescos, agradables, informales, y divertidos.

Mesas altas con taburetes, unas mesas de trabajo convencionales, e incluso un entorno de trabajo chill out con palets para darle un toque más informal.

Las numeraciones de las mesas también son un buen recurso en el que transmitir la imagen gráfica, y aportar un tono determinado al evento.

La duración de las reuniones

Para este tipo de evento pensamos en reuniones rápidas, pero tampoco está reñido con celebrar sesiones de 15, 20 o 30 minutos. Dependerá de la agenda general del evento y la disponibilidad de puntos de reunión.

La plataforma online permite modificar el número de mesas disponibles. Podría ser recomendable empezar con un número inferior a la disponibilidad final, fomentando de esta forma una mayor concentración de participantes para que el espacio sea lo más dinámico y exitoso posible. En el caso de aportar más puntos de reunión, el sistema asignará estas mesas a los nuevos inscritos, en horarios que quizás ya estaban completos.

Para coordinar la rotación de mesas es conveniente disponer de un equipo informativo a los participantes, liberando espacios después de cada tiempo de reunión. Igualmente se instala un reloj general cuenta atrás en la sala, que también puede ir acompañado de un aviso sonoro al finalizar cada franja horaria de reunión.

El punto de información

A pesar del carácter autónomo del evento, resulta imprescindible disponer de un punto de información para atender cualquier tipo de consulta. El coordinador puede visualizar fácilmente en el backoffice las reuniones concertadas en cada franja horaria y verificar el buen funcionamiento de la rotación de las mesas.

El punto de información también permite hacer nuevas inscripciones presenciales y entregar acreditaciones a los inscritos.

Organización eventos de networking

Los eventos de networking han venido para hacerse un hueco muy importante en las reuniones corporativas y sectoriales. Su potencial sitúa los congresos y las ferias a un nivel superior, y permite establecer nuevos canales de relación con los asistentes a estos eventos.

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