Disponer de un buen recinto es una de las claves del éxito de un congreso. Facilita el trabajo, lo hace todo más previsible, y permite al promotor destinar esfuerzos y recursos a otros aspectos organizativos y creativos.

La actual oferta de palacios de congresos es muy amplia y se ha puesto muy al día de las necesidades actuales para la celebración de congresos. Auditorios completamente equipados, espacios versátiles, y otros servicios que convierten el venue en un partner más del proyecto.

Pero las cosas no siempre nos las encontramos como querríamos. En ocasiones el espacio es limitado o no reúne las condiciones y servicios que necesitaríamos. Este es la situación que nos encontramos en la organización reciente de un congreso a las afueras de Barcelona.

Se trataba de un certamen itinerante que cada edición se celebra en una población distinta. Este escenario implica que las condiciones de trabajo son distintas cada año.

Se necesitaba un auditorio para unas 300 personas, pero también un espacio para pósters, estands, coffee y comidas, aparte del punto de acreditaciones, prensa y otros servicios.

La realidad era que se disponía del teatro municipal, y teníamos a nuestra disposición otras dependencias municipales pero alejadas del recinto principal. Nos veíamos obligados a separar las diferentes actividades, con los inconvenientes y riesgos de dispersión de público que esto suponía.

La solución fue darle completamente la vuelta al concepto. La idea era convertir el centro histórico del municipio en un palacio de congresos al aire libre. El desplazamiento entre los diferentes espacios ya no era un problema sino un incentivo de dinamización y de creación de networking entre los asistentes.

En el teatro se programaron las conferencias principales, pero se introdujo un nuevo concepto de FORO que se celebró en otro espacio municipal. Una antigua terma restaurada y con pequeños espacios, pero muy versátiles para celebrar todo tipo de acciones.

La sala principal del FORO se convirtió en una zona de networking. Un concepto que no formaba parte del proyecto inicial pero que resultó ser un gran acierto y uno de los puntos más activos del congreso.

Un segundo espacio en el mismo edificio, ya preparado como sala de pequeños eventos, permitió programar pequeñas conferencias paralelas. Un nuevo acierto puesto que ponentes y temas que no hubieran podido formar parte del programa oficial, tuvieron su espacio propio. Un formato distinto al original pero que igualmente generó mucha participación y dinamismo.

Dos hoteles cercanos acogieron el almuerzo y la cena de gala, implicando de esta forma también el tejido turístico local.

El último escollo era que no se disponía de ningún espacio para celebrar el coffee break. Una actividad tradicionalmente muy activa de este congreso y con la que ya se contaba con el apoyo de patrocinadores.

La solución nos la dio el mismo cliente, ofreciendo la plaza mayor como espacio para organizar el coffee. Una idea que inicialmente podía parecer disparatada, pero que al final permitió conectar el resto de espacios de una forma simpática y práctica para todos los asistentes. Como nos comentaron algunos congresistas, la plaza del municipio acabó siendo el principal punto de encuentro y de networking. Aparte del coffee, los bares del entorno sirvieron para hacer reuniones durante todos los días del congreso.

El proyecto se completó programando actividades en diferentes espacios del centro histórico, y por supuesto, el obsequio a los asistentes también fue un producto agroalimentario local. Esto suposo generar un impacto recíproco entre los congresistas y la población local, que dispensó una gran acogida al evento. Precisamente, en otro artículo de este blog, Los cinco factores mejor valorados en la participación a un congreso, se constataba que la amabilidad y atención de los ciudadanos de la sede del congreso tenía una puntuación de 9,3/10 sobre el nivel de satisfacción de los asistentes a un congreso.

Todo el evento se reforzó con una señalización de los diferentes espacios y también del propio itinerario para transitar de una localización a otra. Igualmente, el soporte de una aplicación móvil permitía en todo momento estar al corriente de las diferentes actividades, y cada usuario pudo personalizar su propia agenda de conferencias, reuniones y actividades.

Lo que inicialmente tenían que ser unas jornadas convencionales con conferencias en un auditorio, acabó siendo un evento muy dinámico que potenció las relaciones profesionales entre los asistentes. De esta forma la limitación del espacio del congreso se convirtió en una oportunidad de éxito. Todo ello ante la gran satisfacción del promotor, que era la propia administración local, y que supo convertir un evento externo en un proyecto de ciudad.

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